Business travel management: 5 strategie per strutture extralberghiere e hotel

Il business travel management non è più un affare che, relativamente alla parte hospitality, riguarda solo hotel e catene alberghiere. Infatti il turismo d’affari è profondamente cambiato. E tra le sue più importanti novità, c’è il sempre maggiore interesse verso le strutture extralberghiere come b&b e appartamenti Airbnb.

Se gestisci un’attività extra-ricettiva, non devi rinunciare alla tua fetta di business traveller solo perché i tuoi alloggi non corrispondo all’immaginario, ormai superato, sui viaggi d’affari anni ’60-’80:

 

 

Piuttosto devi capire come intercettarli, perché i business travel cresceranno nei prossimi mesi. Secondo le previsioni della Global Business Travel Association (GBTA), il budget destinato ai viaggi di lavoro aumenterà del 6,1-7% nel 2019 e nel 2020, trainato sia dalle economie occidentali sia dai paesi emergenti. Una cifra molto attendibile proprio perché calcolata dalla GBTA, la principale organizzazione mondiale di viaggi d’affari e meeting commerciali, con sede a Washington e sedi sparse in sei continenti.

Inoltre i clienti business sono potenziali clienti fedeli. Spesso chi si sposta per lavoro ritorna più volte all’anno nella stessa località per seguire un progetto, incontrare il team o un cliente. Se riuscirai a conquistarne la fiducia, ti guadagnerai più prenotazioni anche durante la bassa stagione.

Come saranno i business travel nel 2019?

Personalizzati e flessibili. Il futuro del settore è tutto nelle parole di Peter Cramon, Managing Director di Travelport Nordics:

The future of business travel looks to be a unique and highly personal customer experience

Le parole di Cramon sono confermate anche dall’esistenza di servizi come Airbnb for work, il programma per la gestione dei viaggi aziendali offerto dalla famosa società americana, che ogni giorno che passa assomiglia sempre meno alla piattaforma di home-sharing delle origini. Tramite il servizio business travel di Airbnb è possibile organizzare una trasferta di lavoro scegliendo tra case o hotel, prenotare esperienze di team building e trovare spazi attrezzati per il co-working.

Gli ospiti che viaggiano per lavoro non vogliono sentirsi limitati. Il loro programma di viaggio deve essere flessibile, sia che abbiano prenotato direttamente, sia che si siano rivolti a una agenzia o ad altri operatori. Non a caso qualche settimana fa, ti avevamo parlato del nuovo trend del turismo bleisure.

Se ancora non sai di chi cosa si tratta, approfondisci l’argomento leggendo Come attrarre i clienti bleisure nella tua piccola struttura ricettiva.

5 Strategie di business travel management

Dato che i clienti business non scelgono più a priori un hotel e sono ben disposti a soluzioni alternative come appartamenti o b&b, tutte le strutture possono competere per conquistarli.

Queste 5 strategie, che un tempo sarebbero state considerate solo come tips per hotel con clientela business, oggi valgono anche per i professionisti dell’extralberghiero. 

1. Offri un sistema di comunicazione integrato

digital concierge

Offri ai clienti business digital concierge e chatbot ma anche l’assistenza offline

Il cliente in viaggio per affari è molto pignolo in fatto di comunicazione. Purtroppo e per fortuna! Questa sua esigenza ti costringerà a migliorare i canali di contatto ma ti offrirà anche l’opportunità di relazionarti con lui nei diversi momenti della sua travel experience. Un’ottima occasione per fare up-selling di business travel services.

I business guest si aspettano un sistema di comunicazione sia online che offline, con un’ampia scelta di touch points. Per costruire questo canale avrai necessariamente bisogno della tecnologia mobile, senza però eliminare l’assistenza telefonica e il face-to-face.

Inoltre, non devi dimenticare che quasi il 50% dei Millennials*, che son già o diventeranno la tua clientela business nell’immediato futuro, prenota i viaggi tramite smartphone o tablet. È evidente che non puoi più fare a meno di business travel management tool come digital concierge, chatbot, AI. Infatti, si stima che anche l’83% delle compagnie che si occupano di travel business management* incrementerà la spesa in sistemi di messaggistica e ricerca vocale nei prossimi anni.

Verifica subito, ma senza troppa ansia, quanto è digitalizzata la tua struttura ricettiva con il nostro Test: che tipo di host dell’extralberghiero sei?

2. Personalizza il soggiorno

L’evoluzione della business travel experience ricalca la tendenza in atto negli ultimi anni in tutto il settore turistico: la personalizzazione del viaggio. Per rendere unica l’esperienza di soggiorno del tuo cliente business hai bisogno di:

  • servizi su misura, da sfruttare per massimizzare i profitti attraverso l’up-selling;
  • tecnologia per coinvolgere e supportare l’ospite.

Come puoi fare up-selling efficacemente?

  1. individua i servizi esterni o interni utili al tuo cliente quando viaggia per lavoro: dalla macchina a noleggio al taxi, dal transfer per l’aeroporto al servizio in camera, fino al wi-fi. Ma mentre quest’ultimo non può che essere gratuito, attraverso gli altri puoi aumentare i guadagni;
  2. implementa la tecnologia indispensabile per rispondere velocemente alle sue richieste ed evitare l’intermediazione di terzi.

Ad esempio, le strutture ricettive che utilizzano Edgar Smart Concierge, la nostra app di guest management, guadagnano una commissione per ogni servizio acquistato dal cliente sull’app.

In che modo? Edgar è l’app di digital concierge 100% personalizzabile dalla struttura ricettiva. Con Edgar, puoi offrire ai tuoi ospiti business un soggiorno personalizzato di qualità: grazie al fast check-in per risparmiare tempo all’arrivo o al noleggio auto in pochi click, senza uscire dalla tua app per cercare su Google il servizio. E ogni qualvolta un cliente acquisterà uno dei tanti servizi o attività offerti da te, dai tuoi partner o da Edgar stesso, guadagnerai una commissione e farai bella figura con l’ospite mettendogli a disposizione proprio quello che stava cercando.

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3. Sfrutta le informazioni sui clienti

Per poter realizzare la strategia numero 2, hai bisogno di sapere cosa il cliente desidera e di cosa ha bisogno prima ancora che prenoti. Per riuscirci, devi raccogliere e organizzare in modo utile, sempre nel rispetto della normativa sulla privacy:

  • le informazioni sul suo profilo
  • lo storico delle sue prenotazioni e richieste
  • i feedback forniti dal momento della prenotazione al check-out

Il GDPR, di cui tanto si è parlato (spesso male), sta offrendo a molte società, costrette a ripensare la raccolta dei dati personali per adeguarsi alla normativa ed evitare sanzioni, una grande opportunità per dotarsi di efficaci sistemi per la targetizzazione della clientela.

4. Semplifica il soggiorno dei business traveller

Il cliente in viaggio per lavoro odia i contrattempi ancor più del turista in vacanza. Per trasformare il cliente business in un ospite affezionato, semplifica il suo soggiorno offrendogli contenuti di valore, raccomandazioni e suggerimenti preziosi.

È stato stimato che il 73% delle Travel Management Company* incrementeranno i loro investimenti in tecnologie mobile (comprese app) per la gestione dell’itinerario di viaggio. Ma non è necessario essere una grande compagnia per farlo! Gli ospiti delle strutture ricettive che usano Edgar Smart Concierge, hanno a disposizione sull’app, la mappa mobile con centinaia di punti di interesse geolocalizzati: dalle farmacie ai bancomat, dai musei ai ristoranti. Potrai personalizzare ogni punto con i tuoi preziosi consigli per il cliente.

5. Raggiungi standard qualitativi elevati

Probabilmente ti starai chiedendo come un piccolo b&b a conduzione familiare possa offrire un servizio di qualità al pari di un 5 stelle. Non confondere la qualità con la tipologia del soggiorno. Tutti i clienti desiderano un servizio veloce, preciso e curato.

Oggigiorno, grazie alla tecnologia mobile, anche un appartamento Airbnb e una casa vacanza possono garantire un’assistenza veloce e di livello proprio come quella di un hotel con concierge.

Ovviamente, è necessario che il personale sia in grado di usare questa tecnologia. Ad esempio sappia chattare con il cliente in modo diverso da come scherza con gli amici su Whatsapp. Edgar è un’app concierge intuitiva per l’ospite e veloce da personalizzare per l’host, a cui basteranno pochi minuti per creare l’app della sua struttura ricettiva.

Inoltre, le strutture extralberghiere e gli hotel che scelgono Edgar Smart Concierge, hanno a disposizione il supporto del team, le guide e la formazione gratuita per imparare a usare Edgar al meglio e in poco tempo.

 

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*Fonte: i dati sono tratti da Harnessing digital transformation in your travel management business, Travelport

Edgar Smart Concierge

Edgar Smart Concierge è una piattaforma per la gestione degli ospiti che permette a qualsiasi Host di personalizzare la propria App Concierge per soddisfare le esigenze degli ospiti aumentando i guadagni.

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