5 sistemi di check-in da remoto per Airbnb, case vacanza e affittacamere

Oggi ti parliamo di check-in da remoto perché si tratta di una tecnologia di cui appartamenti Airbnb, casa vacanze e affittacamere non potranno più fare a meno, soprattutto dopo la pandemia da Coronavirus.

Infatti, anche il check-in da remoto ha attraversato la stessa evoluzione di molti altri strumenti per hotel ed extralberghiero: all’inizio era un servizio extra lusso offerto solo dalle catene più esclusive dell’industria dell’hospitality. Nel tempo si è diffuso tra le strutture medie e piccole, fino al momento in cui i clienti hanno iniziato a darlo per scontato, a prescindere dalle dimensioni e della tipologia di attività ricettiva.

Questo succederà ancora più spesso con e dopo la pandemia da Coronavirus. Infatti, il check-in da remoto riduce le occasioni di incontro tra host e guest come suggerito dalle regole del distanziamento sociale consigliate dall’OMS alle strutture di tutti i tipi.

Per aiutarti ad affrontare il futuro con le armi più utili ed efficaci, ti spieghiamo una volta nel dettaglio cos’è il check-in da remoto, i vantaggi per clienti e gestori, i sistemi tra i quali puoi scegliere.

Check-in da remoto: cos’è

Le parole check-in/check-out sono spesso abbinate a uno o più dei seguenti aggettivi:

  • self, perché sono gli ospiti a completare da sé la procedura di registrazione;
  • online, in riferimento lato cliente, al processo completato tramite Internet, lato host, alla gestione della burocrazia;
  • mobile, quando il guest effettua il check-in tramite lo smartphone;
  • automatico, dato che grazie all’automatizzazione non è necessario presentarsi fisicamente all’ospite per permettergli l’accesso all’appartamento.

Check-in da remoto: a cosa serve

I sistemi per l’implementazione del check-in da remoto permettono a clienti e gestori di appartamenti, case vacanza, affittacamere di fare più cose.

Alcuni di queste tecnologie offrono varie funzioni in un solo prodotto. Altre invece si integrano con le OTA e con i software come Digital Concierge, Channel Manager e PMS per soddisfare le esigenze dei clienti e degli host.

Grazie al check-in da remoto:

  • gli ospiti inseriscono i dati personali e caricano il documento d’identità prima dell’arrivo;
  • il gestore della struttura extralberghiera, che è tenuto a inviare i dati al portale Alloggiati Web, invece che caricarli a mano, dovrà solo scaricare un file;
  • alcuni sistemi si occupano direttamente dell’invio dei documenti degli ospiti al portale della Polizia di Stato;
  • è possibile automatizzare anche il pagamento della tassa di soggiorno;
  • l’host può richiedere persino la firma del contratto;
  • i guest accedono autonomamente alla struttura via app, box per le chiavi, GSM e altri sistemi che ti spiegheremo a breve.

Check-in da remoto: vantaggi per il cliente e l’host

Hai visto quanti processi puoi automatizzare grazie ai sistemi per il check-in da remoto? Nella pratica i benefici sia per l’ospite che per te che ti occupi della gestione di case vacanza, sono ancora ancora di più.

Benefici del check-in da remoto per il cliente

Ci sono almeno 5 grandi benefici che i tuoi ospiti potranno ricavare dalla possibilità di fare il check-in via web o mobile:

  1. non dover aspettare l’arrivo dell’host o di un suo incaricato per la consegna delle chiavi
  2. inserire i dati da sé per avere più tutele sulla privacy
  3. risparmiare tempo all’arrivo saltando la reception
  4. più flessibilità sull’orario di check-in/check-out
  5. maggiore autonomia all’arrivo e alla partenza

I 6 benefici del check-in da remoto per l’host

In qualità di host Airbnb, property manager di appartamenti, proprietario di case vacanza, non devi pensare che questo tipo di investimento andrà solo a vantaggio del cliente.

Infatti, gli effetti positivi sul tuo lavoro e sui guadagni saranno concreti:

  1. anche tu come il guest risparmierai tempo, velocizzando le operazioni, delegando la burocrazia al sistema di check-in da remoto scelto e non dovendo più aspettare gli ospiti o fare le corse per raggiungerli;
  2. spenderai meno denaro, a partire da quello per il carburante e le soste per incontrare il guest;
  3. renderai i clienti soddisfatti, cosa che ti porterà ad avere una migliore reputazione e quindi più prenotazioni;
  4. diventerai più interessante per la clientela business, molto sensibile e attenta a questo tipo di servizi;
  5. ridurrai lo stress evitando imprevisti come ritardi di voli, code in macchina, condizioni meteo avverse;
  6. renderai l’accesso ai tuoi alloggi più sicuro.

Check-in da remoto: come funziona

Analizziamo ora i 5 sistemi per check-in da remoto più diffusi al momento, che non richiedono nemmeno permessi o autorizzazioni condominiali.

serrature per B&B
Sistemi di check-in da remoto per Airbnb, case vacanza, affittacamere (foto di LEEROY Agency da Pixabay)

1. Self check-in Airbnb, appartamenti, CAV

Il self check-in da remoto propriamente detto è quello in cui non solo l’ospite inserisce dati personali, documenti, invia all’host il contatto e salda i pagamenti richiesti.

Ma accede anche da sé all’appartamento grazie a un codice numerico per l’apertura delle serrature per B&B, appartamenti, case, elettroniche o cassette di sicurezza, inviatogli durante la procedura di registrazione.

Le serrature elettroniche consentono di generare un codice diverso per ogni ospite e sono più sicure delle cassette che contengono le chiavi tradizionali, perché non c’è il rischio che l’ospite le perda.

2. Check-in da remoto via wifi o bluetooth

Considerata uguale o simile la procedura di inserimento dati, questo sistema si differenzia dal precedente perché non prevede chiavi, né elettroniche né tradizionali.

Infatti, funziona attraverso un meccanismo di sblocco da remoto azionato dalla tecnologia wifi o bluetooth.

L’ospite potrà accedere al tuo appartamento solo quando riceverà l’apposito segnale che gli invierai attraverso il tuo smartphone abilitato.

Grazie a questo sistema avrai maggiore controllo, rispetto al sistema precedente, sull’ingresso dei guest nell’appartamento.

3. Check-in da remoto via GSM

Questo meccanismo è simile al precedente, ma invece che azionarsi tramite wifi o bluetooth, usa il segnale GSM, acronimo di Global System for Mobile Communications. In parole semplici: lo standard impiegato per le chiamate tra cellulari prima dell’arrivo del 3G.

Per aprire la porta, ti basterà fare una telefonata che sblocca porte e portoni senza bisogno che i guest abbiano lo smartphone con connessione Internet attiva.

4. Self check-in e cassaforte

Questa procedura è più semplice ed economica rispetto alle precedenti. Lato registrazione dovrai dotarti di un sistema per il check-in online.

Per l’accesso dei clienti invece puoi fare ricorso a una cassetta per il self check-in tradizionale, acquistabile dal ferramenta o online.

Le uniche cose che dovrai ricordarti di comunicare ai tuoi ospiti sono la combinazione per aprirla e dove è la cassaforte con le chiavi.

Se hai un posto sicuro dove nascondere la cassaforte, questo metodo è sicuramente più economico rispetto a tutti gli altri.

5. Punti di consegna cittadini

Come per il sistema precedente, anche in questo caso a cambiare è la procedura di consegna delle chiavi, da integrare con la giusta tecnologia per permettere al guest di fare il check-in online.

Questo sistema è utile soprattutto nelle grandi città o nelle località turistiche meglio attrezzate, dove sono già presenti dei punti di raccolta e riconsegna delle chiavi oppure bar e negozi convenzionati che custodiscono le chiavi degli appartamenti da distribuire tra gli ospiti in arrivo.

Quale sistema è più adatto alle tue esigenze?

Sul mercato ci sono soluzioni uniche, ma con più funzioni oltre il check-in, in una sola app.

Ad esempio, con il nostro digital concierge Edgar automatizzi il check-in come preferisci. Ma questa è solo una tra le tante features pensate per le necessità specifiche dell’extralberghiero.

Con Edgar crei l’app concierge del tuo appartamento. Per cui tramite Edgar il tuo cliente non farà solo il check-in ma molte altre cose: sull’app troverà tutte le info sulla struttura e la destinazione; i tuoi consigli su cosa fare e dove mangiare segnalati sulla mappa integrata; potrà chattare con te; soprattutto acquistare i servizi e le esperienze che gli metterai a disposizione direttamente, tramite i tuoi partner o quelli già integrati.

Infatti, Edgar è la tecnologia per fare up-selling e cross-selling e guadagnare una commissione per ogni acquisto effettuato dal tuo cliente in app.

Non sai qual è il cross-selling che funziona e fa aumentare i profitti nell’extralberghiero? Leggi Extralberghiero: fare cross-selling come in hotel.

Per il check-in da remoto, noi di Edgar Smart Concierge ti permettiamo di scegliere quali operazioni automatizzare attivando singoli moduli in base alle tue esigenze:

  • il form pre-arrivo compilabile in app o su browser web per consentire ai guest di inserire i dati in un file .txt pronto da inviare ad Alloggiati Web;
  • l’integrazione con partner specializzati per avere anche il saldo del pagamento, lo smart access all’appartamento, etc.
PROVA EDGAR GRATIS

Immagine in evidenza Tirachard Kumtanom da Pexels

Edgar Smart Concierge

Edgar Smart Concierge è una piattaforma per la gestione degli ospiti che permette a qualsiasi Host di personalizzare la propria App Concierge per soddisfare le esigenze degli ospiti aumentando i guadagni.

Articoli Recenti

Prova gratis

Crea la tua mappa dei consigli e comincia a guadagnare dalla vendita di servizi extra!