Perché automatizzare il check-in: vantaggi e strumenti da usare

Perché automatizzare il check-in? Questa domanda riguarda tutti coloro che si occupano di hospitality a prescindere dal tipo di attività gestita: casa vacanze, appartamento Airbnb, b&b, hotel o catena alberghiera. Anche Booking.com ha recentemente introdotto un’importante novità in merito di cui ti racconteremo più avanti.

Quando puoi dire che il check-in è andato bene?

Chi si occupa di gestire strutture ricettive spesso dice ai nostri consulenti:

il processo di check-in è semplice e banale e non c’è bisogno di cambiare la procedura che tutti conosciamo, rischiando di complicarla

Ma quando è che puoi dire di aver fatto una buona registrazione dell’ospite? Il check-in standard richiede 3 passaggi: aprire la prenotazione, selezionare l’opzione dal gestionale e inserire i dati anagrafici.  Ma il processo di check-in ne scatena altri: l’invio delle schedine alloggiati, il pagamento del saldo della prenotazione, la consegna delle chiavi. Inoltre, per fare un buon check-in serve un receptionist sorridente, gentile e rilassato. Cosa non sempre possibile quando: la struttura è piena, la connessione internet lenta, le richieste dei clienti numerose e diverse fra loro. E se non hai nemmeno un gestionale per strutture ricettive?

Come automatizzare il check-in: 3 modi

1. Fast check-in: cosa è, vantaggi, come fare per offrirlo agli ospiti

Una delle operazioni più noiose da fare è la compilazione delle schede alloggiati. Probabilmente nemmeno tu ami perdere tempo con la burocrazia. Potresti impiegarlo per accogliere al meglio i clienti, dedicarti alle loro richieste o ai tuoi impegni personali. La soluzione c’è e si chiama fast check-in: sarà l’ospite a inserire in completa autonomia i suoi dati anagrafici e documenti, prima ancora dell’arrivo.

I 5 vantaggi del fast check-in per te e i clienti sono:

  • l’ospite fa la registrazione comodamente da casa
  • risparmia tempo all’arrivo (quando desidera andare in camera o visitare la destinazione)
  • tu guadagni tempo di lavoro perché non devi più inserire i dati a mano
  • esporti velocemente il file txt da inviare al portale alloggiati
  • fai subito un’ottima impressione sul cliente

Lo strumento per offrire il fast check-in agli ospiti è un’app di digital concierge come Edgar Smart Concierge. Bastano 3 step per fare il fast check-in con EDGAR:

  1. il cliente completa la registrazione direttamente usando l’app mobile EDGAR
  2. e carica il documento d’identità sempre tramite l’app
  3. tu esporti rapidamente il file di testo delle schedine alloggiati

Inoltre Edgar Smart Concierge è l’alternativa, più economica, per le strutture ricettive che non usano un gestionale alberghiero. Infatti con EDGAR gestisci i clienti anche se non hai un software gestionale. Nel caso gli ospiti non completino il check-in online tramite l’app mobile, puoi sempre inserire i dati manualmente. Leggi come funziona EDGAR e scopri tutte le altre sue funzioni.

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2. Saldo della prenotazione sullo smartphone

Edgar Smart Concierge
Automatizzare il saldo della prenotazione via app mobile

Sempre dal confronto con le strutture ricettive che già utilizzano Edgar Smart Concierge o con cui parliamo durante fiere del turismo ed eventi, è emerso un altro passaggio importante e delicato: il saldo della prenotazione durante il check-in e check-out. Ci sono clienti che vogliono pagare all’arrivo o quelli che aspettano l’ultimo minuto utile del check-out. Tu stesso puoi preferire la prima o la seconda opzione. In entrambi i casi, l’ospite deve passare per la reception, aspettare nel caso ci sia fila, magari proprio quando ha più fretta di andar via perché deve prendere l’aereo.

Ecco perché il nostro team tech sta lavorando intensamente per far sì che a breve sia possibile usare l’app Edgar Smart Concierge per il saldo della prenotazione con carta di credito o prepagata. Potrai conteggiare nel saldo anche i servizi di cui gli ospiti hanno usufruito e la tassa di soggiorno. In questo modo, ai clienti che vogliono pagare all’arrivo (quando invece tu preferisci di no), offri la comoda alternativa di saldare via app in modo sicuro. Ai clienti che hanno necessità di velocizzare il check-out, dai la possibilità di risparmiare tempo alla partenza.

3. Consegna delle chiavi

check-in check-out
Le home sharing app per automatizzare le consegna delle chiavi

Ricordi che a inizio articolo abbiamo anticipato una novità su Booking.com? Eccola qua: la regina delle OTA ha stretto una partnership con Keesy, startup italiana del turismo extra-alberghiero, che ha automatizzato la consegna delle chiavi per b&b e appartamenti. Questa fase dell’accoglienza dell’ospite è diventata ancora più importante con l’arrivo di Airbnb. Infatti chi affitta appartamenti sulla piattaforma americana leader nell’home sharing, spesso ha un altro lavoro e la consegna delle chiavi è un impiccio. A volte è necessario incaricare una persona per incontrare l’ospite al check-in/check-out. Altre ci si fida del cliente e gli si chiede di lasciare le chiavi dentro l’appartamento.

Come funziona Keesy? A Roma, Firenze, Milano sono attivi i cosiddetti Keesy Point, dove l’ospite ritira e restituisce le chiavi. All’interno di questi punti di consegna, ci sono dei box di sicurezza che si aprono attraverso un sistema di riconoscimento automatizzato.

In alternativa a Keesy, ci sono la danese Bekey e l’italiana Sofia. Bekey vende una tecnologia per aprire le porte via bluetooth attraverso lo smartphone. Attualmente è disponibile in Nord Europa, Svizzera, Olanda, Stati Unite e Giappone. Lo slogan di Sofia invece è “Il tuo smartphone, la tua chiave. Da remoto“. Sofia è la società che commercializza Otello, che forse già conosci. Otello è un’applicazione per il settore accommodation. Permette di generare credenziali a breve termine e inviare una chiave di accesso ai clienti tramite smarpthone iOS e Android.

 

Ricapitolando. Automatizzare il check-in alberghiero ed extra-alberghiero ti permette di: 1) far risparmiare tempo agli ospiti alla registrazione e al check-out; 2) smettere di inserire a mano, uno per uno, i dati anagrafici per l’invio delle schedine alloggiati al portale; 3) offrire il servizio per il saldo della prenotazione online; 4) risolvere il problema della consegna delle chiavi. Per implementare tutti o alcuni di questi miglioramenti, puoi usare home sharing app come Keesy, Otello, Bekey o digital concierge app come EDGAR, che funziona come un vero e proprio gestionale clienti per tutte le strutture ricettive, b&b, Airbnb, affittacamere ma anche alberghi, hotel e villaggi.

 

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