Tutto sulla fatturazione elettronica per hotel e strutture ricettive

Le nuove norme per la fatturazione elettronica per hotel e strutture ricettive entreranno in vigore il 1° gennaio 2019. Da quel momento sarà obbligatorio emettere e-fatture non solo verso le pubbliche amministrazioni ma anche tra privati.

Se gestisci hotel, b&b, strutture extralberghiere o sei un property manager, hai meno di un mese per capire come funziona la fatturazione elettronica e attrezzarti per evitare sanzioni.

La fatturazione elettronica chi riguarda? Praticamente tutti i privati dato che l’esenzione, allo stato attuale, comprende solo: medici e farmacie, società e associazioni che hanno scelto il regime forfetario, oppure che hanno percepito nell’anno precedente proventi commerciali inferiori al limite di 65.000 euro. Inoltre, sono esclusi i soggetti passivi d’imposta che applicano il regime di vantaggio e il regime forfetario, le operazioni relative a cessione di beni e prestazioni di servizi che sono effettuate o ricevute da soggetti non residenti o non stabiliti in Italia e i produttori agricoli.

Cos’è la fattura elettronica e a cosa serve

La più semplice definizione di fattura elettronica è:

sistema che permette di emettere, trasmettere, conservare le fatture in formato digitale senza bisogno di utilizzare la carta.

La fattura elettronica è stata introdotta in Italia con la Finanziaria 2008 (Legge 244 del 24/12/2007). Dal 2014 è diventata obbligatoria per le fatture inviate alle Pubbliche Amministrazioni. Pertanto, anche se gestisti una struttura ricettiva, potrebbe esserti già capitato di emettere fattura elettronica direttamente o tramite il tuo commercialista, ad esempio se hai lavorato con una scuola o un ente pubblico.

Con le novità relative alla normativa sulla fatturazione elettronica inserite nelle Legge di Bilancio 2018, la fatturazione elettronica sarà obbligatoria anche tra privati, sia in caso di emissione verso P. IVA (imprese e liberi professionisti) sia verso i consumatori finali.

Cosa significa per gli hotel e le strutture ricettive extralberghiere? Entro il prossimo gennaio le fatture standard generate tramite il tuo PMS, quelle cartacee o in formato Excel, non saranno più valide. Le e-mail con in allegato la fattura in formato PDF inviate direttamente al cliente non avranno alcun valore.

fatturazione elettronica hotel 2019
Cos’è e come funziona la fattura elettronica per hotel e strutture ricettive

Fatturazione elettronica per hotel: come funziona

Le fatture elettroniche utilizzano un formato digitale chiamato XML, acronimo di eXtensible Markup Language. Questo linguaggio permette di verificare le informazioni inserite. Ecco perché è utile per i controlli previsti dalla legge.

Per la trasmissione viene utilizzato lo SdI, ovvero il Sistema di Interscambio gestito dall’Agenzia dell’Entrate attraverso cui ricevere, verificare, inviare i documenti di fatturazione. Il passaggio attraverso lo SdI è obbligatorio sia per la fatturazione tra privati, sia per quella con la Pubblica Amministrazione.

Programmi per la fatturazione elettronica

Per compilare una fattura elettronica ci sono diverse opzioni. Si può utilizzare il proprio PMS, se questo nel frattempo si è adeguato alla nuova modalità di fatturazione. Ci si può rivolgere al commercialista (questa soluzione è generalmente abbastanza costosa). Oppure scegliere uno degli intermediari disponibili nel settore.

L’agenzia dell’Entrate inoltre mette a disposizione 3 software gratis per la fattura elettronica. Queste soluzioni sono però adatte solo a chi emette poche fatture l’anno:

  • una procedura web accessibile da sito tramite il portale “Fatture e Corrispettivi”
  • un software per PC, utilizzabile anche offline
  • Fatturae, un’app per tablet e smartphone disponibile sia per Android che per Apple

Come si fa una fattura elettronica

Ecco come fare una fattura elettronica in 5 passaggi:

  1. genera un file in formato XML con un software ad hoc attraverso pc, smartphone o tablet;
  2. apponi la firma digitale necessaria per attestare l’identità di chi l’ha emessa, l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto. Come si legge sul sito dell’Agenzia dell’Entrate “per tutte le fatture elettroniche inviate a privati (altri operatori Iva o consumatori finali), il SdI accetta anche file non firmati digitalmente”.
  3. invia la fattura allo SdI direttamente o tramite un intermediario, attraverso il servizio online “Fatture e Corrispettivi”, l’app Fatturae, via PEC allegando il file XML all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it, tramite canale telematico (FTP o Web Service);
  4. attendi la conferma di ricezione e accettazione dallo SdI;
  5. conserva la fattura secondo la norma.

Cos’è il Codice Destinatario nella fattura elettronica tra privati

Il Codice Destinatario (un tempo chiamato codice univoco) è un identificativo formato da 7 caratteri, diverso e unico per ogni partita IVA, da inserire nell’apposito campo al momento della compilazione della e-fattura.

Lo SdI utilizza il Codice Destinatario per identificare il cliente. Inoltre, lo usa per recapitare la e-fattura perché vale come indirizzo telematico, al pari della PEC.

Nel caso di fattura destinata a un consumatore finale o a quei soggetti che non sono obbligati ad emettere fattura elettronica, l’emittente può inserire nel campo il codice convenzionale “0000000”. Se il cliente è provvisto di PEC riceverà la fattura a tale indirizzo. Altrimenti gli dovrà essere fornita una copia informatica o analogica, e gli dovrà anche essere comunicato che il documento è a sua disposizione nella sezione dedicata dell’Agenzia dell’Entrate.

Fattura elettronica verso ospiti stranieri

Le attività ricettive non sono obbligate a emettere fattura elettronica verso i clienti non residenti in Italia.

La struttura dovrà comunque trasmettere telematicamente i dati all’Agenzia delle Entrate, consegnare la copia cartacea al cliente, riportare la descrizione dell’operazione e l’indicazione della base imponibile.

Come ricevere fattura elettronica

Lo SdI funziona come un vero e proprio postino. Dopo le verifiche, usa l’indirizzo telematico (codice destinatario o PEC) presente nella fattura stessa per identificare il destinatario. La e-fattura sarà recapita alla casella PEC o al canale telematico (FTP o Web Service) comunicato dal cliente al suo fornitore.

Per rendere sicuro e veloce questo passaggio, ti suggeriamo di registrare preventivamente sullo SdI l’indirizzo telematico dove desideri ricevere di default tutte le fatture. In alternativa puoi generare e portare con te un codice bidimensionale (QRCode) contenente il numero di partita IVA, i dati anagrafici e l’indirizzo telematico di default comunicato preventivamente allo SdI. Per queste due azioni l’operatore Iva o il suo intermediario delegato devono utilizzare l’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”.

Come conservare le fatture elettroniche

Per conservazione delle fatture elettroniche non si intende l’archiviazione sul tuo pc, cloud o altro, cosa che potrebbe essere motivo di pesanti sanzioni. Ma la conservazione sostitutiva regolamentata tecnicamente dalla legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale) necessaria per attribuire valore legale nel tempo ai documenti digitali.

L’Agenzia delle Entrate con il provvedimento 89757 del 30 aprile 2018 ha messo a disposizione di tutti i soggetti obbligati a emettere fattura elettronica un servizio gratuito di conservazione. Per poter usufruire del servizio è necessario aderire all’accordo di servizio pubblicato nell’area riservata sul sito web dell’agenzia delle Entrate.

Pro e contro della fatturazione elettronica per hotel e strutture

I vantaggi della fatturazione elettronica cambiano in base alla tipologia di settore in cui si opera. Il beneficio comune a tutti i soggetti coinvolti è la lotta all’evasione fiscale. Anche i controlli dell’Agenzia dell’Entrate dovrebbero essere più veloci e non causare più ulteriore lavoro per chi gestisce alberghi e attività ricettive.

Vediamo i pro e i contro della fatturazione elettronica per le strutture ricettive.

Costi di emissione, spedizione e stampa:

  • Pro. Registrerai una riduzione dei costi per carta, buste, toner per stampanti, francobolli, faldoni per l’archiviazione.
  • Contro. Il risparmio non sarà elevato. Sia perché parte delle fatture delle strutture ricettive sono emesse direttamente al banco. Sia perché è probabile che molti clienti continuino a richiedere una copia cartacea anche se non ha alcun valore legale. Infine, per la trasmissione e la conservazione, la maggior parte delle strutture dovranno servirsi di un intermediario.

Sicurezza sull’invio e la ricezione:

  • Pro. Nel caso di fatture differite, saprai con certezza se la fattura è stata ricevuta dal destinatario.
  • Contro. Per le strutture ricettive non si tratta di un grande vantaggio, perché buona parte delle fatture verranno pagate al check-out.

Rischio di errori:

  • Pro. L’emissione e la consegna al destinatario della fattura sono automatici: pensa a tutto il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Questo si traduce in una riduzione netta del rischio di errore di invio o di smarrimento dei documenti.

Ultime novità sulla fatturazione elettronica per hotel

Le novità più importanti che arrivano dagli emendamenti alla Legge di Bilancio, riguardano le sanzioni. Le ultime disposizioni prevedono che il contribuente non sia sanzionato per il primo semestre del periodo d’imposta 2019, se emette la fattura elettronica oltre il termine normativamente stabilito ma, comunque, nei termini per far concorrere l’imposta ivi indicata alla liquidazione di periodo (mensile o trimestrale).

Le sanzioni invece sono applicabili, anche se ridotte al 20%, se la fattura emessa in ritardo partecipa alla liquidazione periodica del mese o trimestre successivo.

Un’altra norma consente, a partire dal 1° luglio 2019, l’emissione delle fatture entro 10 giorni dall’effettuazione delle operazioni.

 

L’entrata in vigore della fatturazione elettronica per hotel e strutture ricettive non deve diventare un’ulteriore fonte di lavoro e fatica. Iscriviti alla nostra newsletter dedicata ai professionisti del settore extralberghiero e agli hotel. E ricevi tutte le informazioni sulla e-fattura di cui hai bisogno per evitare sanzioni.

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