Qual è il miglior gestionale per B&B?

Qual è il miglior gestionale per B&B? Molti gestori di piccole strutture ricettive sono ancora convinti nel 2020, nonostante le rivoluzioni provocate da Internet e Airbnb, che solo gli hotel abbiano bisogno di un gestionale.

Invece, dato che anche il mandare avanti un bed & breakfast con successo richiede molto tempo e fatica, i programmi per la gestione di strutture ricettive ed extralberghiere sono utilissimi per i B&B, così come per le case vacanza e gli appartamenti in affitto breve.

Piuttosto, non esiste una risposta univoca alla domanda iniziale, perché:

  • i B&B non sono tutti uguali. Pensa alle differenze tra un B&B situato in una località di mare e uno nel centro storico di una delle tante città d’arte sparse sul territorio italiano;
  • anche le esigenze di chi gestisce il bed & breakfast cambiano in base al tempo a disposizione per la gestione del B&B, alle competenze professionali, agli obiettivi di guadagno…

Per tutti questi motivi, qui non troverai un semplice elenco di nomi di PMS per B&B. Piuttosto, ti spiegheremo quali sono le caratteristiche dei gestionali per B&B più diffusi e i relativi vantaggi.

Anche perché, capita spesso che di uno stesso gestionale siano disponibili più pacchetti, con prezzi diversi a seconda delle funzionalità integrate, persino gratis nella versione base. Pertanto, dovrai essere capace di capire quale offerta risponde alle tue necessità.

Alla fine dell’articolo, sarai in grado di valutare, in base alle esigenze manageriali e personali, qual è il miglior gestionale per B&B.

Qual è il miglior gestionale per B&B: 9 funzionalità

Anche se un bed & breakfast non è un hotel, ci vuole parecchio tempo per accogliere gli ospiti, possibilmente nel migliore dei modi, sistemare e pulire la struttura, occuparsi della sua manutenzione, rifornirsi di tutto l’occorrente per la colazione, le pulizie, etc.

A queste attività, devi aggiungere la parte amministrativa-contabile, la comunicazione e il marketing,

Un gestionale per B&B può aiutarti a fare tutte queste operazioni in meno tempo, risparmiando fatica e anche denaro, grazie all’ottimizzazione dei processi.

Vediamo quindi, a una a una, quali funzionalità e caratteristiche hanno i gestionali per B&B presenti al momento sul mercato.

1. Come funzionano i gestionali: l’essenziale

I gestionali sono chiamati anche PMS, Property Management System: Sistema di Gestione delle Proprietà.

Le caratteristiche di base di un buon gestionale sono: efficacia, sicurezza e semplicità.

Queste caratteristiche hanno un valore in più nell’extralberghiero dove c’è minore professionalità rispetto all’hotellerie e meno tempo per la formazione, dato che spesso l’operatore extra-ricettivo proviene da altri settori, ha anche un altro lavoro, non ha fatto studi specifici.

Le funzioni di base di un gestionale sono i check-in e check-out, la gestione dell’archivio clienti (molto prezioso per il tuo lavoro), il cambio della camera assegnata dallo stesso gestionale alla prenotazione, i sistemi di messaggistica con l’ospite (e-mail automatica, notifiche via mobile, chat).

Se cerchi una tecnologia veramente efficace, a queste funzionalità dovresti aggiungere: la creazione e l’invio delle schedine alloggiati al Portale Alloggiati Web, la gestione di pulizie e tasse di soggiorno, la generazione di fatture e scontrini. Ecco perché un buon gestionale dovrebbe permettere l’accesso anche al tuo commercialista.

2. Fruibile da diversi tipi di dispositivi

Quasi tutti i gestionali per B&B commercializzati attualmente possono essere usati su più dispositivi: desktop, smartphone, tablet.

Ciò è possibile perché sfruttano le piattaforme cloud e sono responsive.

Non sottovalutare questa funzionalità. Non pensare:

si tratta di lavoro, quindi me ne occuperò da desktop

Infatti, soprattutto chi gestisce bed & breakfast, case vacanza, appartamenti non ha un ufficio operativo fisso e gli capita spesso di dover lavorare una prenotazione o comunicare con un cliente da smartphone.

Questa caratteristica ti permette di accedere al tuo software gestionale ovunque tu sia, dallo smartphone, ancora meglio se attraverso l’app specifica del PMS, dal tablet e non solo da pc.

Inoltre, l’uso del cloud in alternativa all’installazione di un software o all’acquisto/affitto di un server consente ai fornitori del servizio di abbassare il prezzo del gestionale.

3. Booking engine integrato

L’integrazione di un booking engine, un booking engine proprietario, o la possibilità di sincronizzazione con il proprio motore di prenotazione diretto, è tra le funzionalità più comuni a tutti i gestionali per B&B.

Attraverso il booking engine, gli utenti possono prenotare direttamente dal tuo sito e pagare con carta di credito o Paypal. In caso contrario, dovranno telefonarti, un comportamento raro ormai, o inviarti un’e-mail, cosa che potrebbero ritenere noiosa e quindi non fare, finendo per preferire un’altra struttura.

Oppure puoi reindirizzare gli utenti del tuo sito alle OTA, ovviamente pagando la commissione su quella prenotazione.

Inoltre, i booking engine inviano in automatico le e-mail di conferma della prenotazione, i promemoria, le mail di ringraziamento.

4. Integrazione con channel manager

Usufruire dell’integrazione con un channel manager o di un un channel manager nativo, significa poter controllare da una sola piattaforma l’intera rete di vendita e distribuzione delle proprie camere o degli appartamenti.

Infatti, in un unico calendario delle prenotazioni avrai quelle ricevute dalle OTA, dal booking engine più quelle inserite manualmente. Quindi, ti ritroverai con le informazioni sui clienti tutte ben ordinate, come: la data del check-in, il numero degli ospiti, le loro richieste.

Inoltre, la sincronizzazione con il channel manager consente di bloccare le prenotazioni sugli altri canali per evitare l’overbooking e aggiornare i prezzi velocemente su tutte le OTA.

Leggi anche Digital concierge per B&B integrato con channel manager: tutto quello che devi sapere.

5. Sistema di cross-selling e up-selling

La sincronizzazione con booking engine e channel manager, l’unificazione del calendario, la gestione dei pagamenti on-line, ti consentiranno di guadagnare di più dal cross-selling e up-selling di servizi interni ed esterni.

Infatti, attraverso un moderno gestionale puoi aggiungere facilmente alla tua offerta servizi e attività che i clienti acquisteranno al momento della prenotazione.

In particolare, dallo studio dei comportamenti di viaggio, è emerso che insieme alla prenotazione di solito vengono acquistati servizi essenziali come il noleggio e il transfer. Mentre l’acquisto di ulteriori servizi ed esperienze di viaggio viene rimandato a poche ore prima della partenza o in contemporanea al soggiorno.

Stai pensando:

Come faccio a spingere il cliente ad acquistare anche altri servizi ed esperienze?

E se non ho servizi ed esperienze da proporre?

Non sono un hotel, non posso vendere servizi…

Per sapere cosa puoi vendere o comunque offrire per ricavare una commissione, leggi anche: Up-selling di servizi: normativa fiscale per b&b, affittacamere, locazioni turistiche.

La risposta a queste domande è un’app di digital concierge come Edgar. Edgar è il concierge digitale pensato per il settore extralberghiero, sviluppato proprio per aiutarti a fare cross-selling e aumentare i profitti.

Infatti, con Edgar guadagni una commissione per ogni servizio o esperienza che il cliente acquista sull’app.

Edgar Smart Concierge funziona come una vetrina di servizi e attività via mobile. Edgar è l’app personalizzabile del tuo B&B su cui i clienti potranno trovare geolocalizzati tutti i servizi di cui hanno bisogno e acquistarli.

Puoi caricare i tuoi servizi, quelli dei tuoi partner sul territorio (senza costi aggiuntivi) oppure segnalare agli ospiti i servizi già integrati in Edgar, come transfer, noleggio, deposito bagagli e le bellissime esperienze di Musement.

In più, Edgar ti consente di automatizzare il B&B, dal check-in all’invio di notifiche push.

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6. Sicurezza

La sicurezza del PMS per B&B è una delle sue caratteristiche più importanti, perché in caso di falle rischi di rovinare la tua reputazione.

Quindi, è essenziale che i sistemi di pagamento online implementati tramite il gestionale siano protetti e facciano sentire i tuoi clienti sicuri quando inseriscono i dati delle loro carte di credito. Ad esempio, se per il pagamento rimandi a una pagina esterna, l’url deve utilizzare il protocollo https:, non http:.

7. Monitoraggio

Edgar Smart Concierge
Come funzionano i gestionali per bed & breakfast (foto di Vlada Karpovich da Pexels)

I più moderni gestionali per B&B permettono di raccogliere grandi quantità di dati, essenziali per migliorare la tua offerta.

Ad esempio, molti PMS per B&B consentono di aggiungere al booking engine il codice di tracciamento di Google Analytics, già in uso sul sito.

In questo modo potrai tracciare tutte le transazioni online, calcolare RevPar, Occupancy Rate e molti altri KPI, scoprire quali canali convertono meglio e produrre report dettagliati su cui basare la tua strategia di marketing.

8. Revenue management

Come accennato nel punto 4 dedicato ai channel manager, grazie a questa integrazione è possibile aggiornare contemporaneamente e velocemente le tariffe su tutti canali di distribuzione utilizzati.

Questo è solo una delle tante automatizzazioni che i gestionali per B&B permettono di fare nell’ambito della propria strategia di revenue management.

Infatti, anche i gestionali per B&B, così come quelli pensati per gli hotel, consentono di gestire le tante variabili che incidono sulle tariffe, come la stagionalità, la tipologia delle camere, l’età degli ospiti.

Grazie a un buon gestionale puoi pianificare i listini nel lungo periodo, automatizzare la creazione dei preventivi e l’applicazione di sconti e supplementi.

9. Integrazioni

Channel manager, booking engine, digital concierge sono solo tre degli strumenti che possono essere offerti insieme a un gestionale, nativi, integrati o integrabili in futuro.

Infatti, potresti già utilizzare un booking engine o un digital concierge come Edgar, che ti permette anche di automatizzare il check-in da remoto per B&B, avere le schedine alloggiate precompilate dai tuoi ospiti pronte per l’invio al portale, programmare l’invio di e-mail e notifiche push.

In questo caso, quando sceglierai il tuo gestionale, presta attenzione a quali funzionalità sono incluse, per evitare di spendere per qualcosa che hai.

Guarda qui le integrazioni di Edgar Smart Concierge per verificare se siamo implementati con le tecnologie che già utilizzi.

Qual è il miglior gestionale per B&B: benefici

Hai visto quante funzionalità può offrirti un gestionale? Ora sarà molto semplice fare un elenco dei benefici:

  • automatizzazioni di check-in/check-out, notifiche, fatture, tariffe
  • migliore esperienza di prenotazione diretta per il cliente
  • semplificazione del ricevimento/reception online
  • aumento guadagni da cross-selling e up-selling
  • sincronizzazione di tutti i canali di booking
  • meno errori nella gestione dei posti letto
  • aumento delle prenotazioni dirette
  • revenue management dinamico
  • maggior controllo sul fatturato
  • sistema unico e centralizzato
  • pagamenti online sicuri
  • risparmio di risorse
  • report previsionali
  • più tempo per te
  • no overbooking

Ora ti è più chiaro di quale gestionale hai bisogno per il tuo b&b?

Prova Edgar insieme al tuo gestionale. Potrai ottenere il massimo guadagno dalla tua attività di up-selling e cross-selling.

Oppure, se ancora non sei pronto per un gestionale, con Edgar, a un costo inferiore, hai l’app personalizzata del tuo B&B.

Non solo potrai accumulare commissioni sui servizi, ma anche automatizzare il check-in, gestire la comunicazione con i clienti da remoto, velocizzare l’invio delle schedine alloggiati, offrire al cliente via smartphone tutte le info sulla struttura e la destinazione sulla mappa mobile integrata nell’app e personalizzabile con i tuoi consigli da vero host local.

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Immagine in evidenza di Ekaterina Bolovtsova da Pexels

Edgar Smart Concierge

Edgar Smart Concierge è una piattaforma per la gestione degli ospiti che permette a qualsiasi Host di personalizzare la propria App Concierge per soddisfare le esigenze degli ospiti aumentando i guadagni.

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