Nuova cookie policy 2022: cosa cambia

La nuova cookie policy è in vigore dal 9 gennaio 2022. Gestisci una struttura ricettiva o extralberghiera? Se sì e hai un sito web, ecco cosa devi sapere sia per rispettare la privacy dei tuoi utenti sia per non incorrere in sanzioni.

Infatti, la novità coinvolge tutte le aziende con sede in Italia o che hanno utenti italiani, quindi anche il tuo B&B, hotel, affittacamere, agriturismo, etc.

Questa novità in tema privacy riguarda le Linee Guida sull’utilizzo di cookie e di altri strumenti di tracciamento pubblicate in Gazzetta Ufficiale lo scorso luglio, con cui la normativa sui cookie si adegua sia alla normativa europea sia alle novità del GDPR introdotte qualche anno fa con il Regolamento 2016/679.

Qual è l’obiettivo del Garante? Lo scopo è fornire agli utenti che navigano in rete un controllo maggiore sui loro dati personali in modo che il consenso dato dall’utente sia sempre “libero, specifico, informato e inequivocabile”. 

Continua a leggere per sapere in che modo devi acquisire il consenso online dei tuoi utenti e quali sono le regole da rispettare per l’uso dei cookie e degli altri strumenti di tracciamento.

Cosa sono i cookie

Innanzitutto, facciamo una premessa cercando di usare le parole più semplici possibili. Questa breve introduzione servirà per comprendere meglio cosa sono i cookie in modo che poi sia facile capire cosa devi fare per essere in regola e non ricevere sanzioni.

Cosa sono i cookie? Sono piccoli file di testo che i siti web visitati o i siti di terze parti posizionano sul dispositivo che l’utente usa per navigare (computer, tablet, smartphone). I cookie vengono memorizzati e poi ritrasmessi ai siti durante le successive visite al sito.

Ci sono più tipologie di cookie:

  • cookie tecnici, consentono il corretto funzionamento del sito e una buona navigazione perché semplificano la fruizione di alcuni servizi. Per l’uso di questi cookie non è necessario richiedere il consenso dell’utente ma nelle privacy policy va specificato che vengono usati;
  • cookie analitici, raccolgono dati statici come il numero di visitatori del sito, ad esempio tramite Google Analytics;
  • cookie di profilazione, immagazzinano dati che vengono usati per profilare l’utente a scopo commerciale per inviare messaggi pubblicitari personalizzati in base a ciò che l’utente cerca e fa online. Questi cookie sono quelli più controversi e le novità sulla cookie policy riguardano proprio il loro utilizzo.

Inoltre, è importante distinguere tra cookie di prime parti, il proprietario del sito, e cookie di terze parti, soggetti terzi, perché è necessario individuare il soggetto che materialmente colloca i cookie sul dispositivo dell’utente.

Nuova cookie policy

Cosa devi fare per adeguarti alla nuova cookie policy? Le linee guida sui cookie e gli altri strumenti di tracciamento intervengono sui seguenti aspetti e strumenti sulla base dei principi di privacy by design e privacy by default:

  • la modalità di raccolta e la prova del consenso
  • il cookie banner
  • i cookie analitici

Partiamo dal cookie banner, che serve ad acquisire il consenso dell’utente quando un sito usa cookie di profilazione e/o altri strumenti per tracciarne la navigazione.

Il cookie box aggiornato alla normativa da inserire sul sito deve:

  • apparire sempre all’utente che visita quel sito per la prima volta e solo quella volta, o non prima di 6 mesi. Ossia, al primo accesso dell’utente alla home o ad altra pagina e per impostazione predefinita, nessun cookie o altro strumento non tecnico può essere collocato sul dispositivo dell’utente;
  • indicare tramite un’informativa breve che il sito usa cookie tecnici e se accettati, cookie di profilazione o altri strumenti;
  • mostrare la richiesta del consenso in maniera inequivocabile. Questo significa che non puoi usare caselle già flaggate o il consenso implicito; il linguaggio usato deve essere semplice; anche i colori e le dimensioni dei pulsanti per accettare o meno i cookie devono essere simili; le dimensioni del banner devono essere sufficienti a far sì che l’utente lo veda e allo stesso tempo non devono essere tali da indurre l’utente a fare una scelta non voluta;
  • contenere il link alla privacy policy e quello a un’area dedicata dove l’utente possa selezionare singolarmente i fornitori, i cookie e le varie funzionalità per cui sono usati;
  • consentire la revoca del consenso in modo semplice, con un link di modifica ben visibile;
  • avere un comando per chiudere il banner, ad esempio una x in alto a destra, che l’utente può cliccare senza prestare il consenso ma conservando le impostazioni di default e senza che questo gli impedisca di proseguire nella navigazione. Le impostazioni predefinite del cookie banner devono riguardare solo i dati personali necessari che servono a uno scopo specifico.

Per quanto riguarda come raccogliere il consenso:

  • i cookie wall, quelli con cui l’utente viene obbligato ad accettare i cookie o altri strumenti di tracciamento, sono considerati illeciti tranne nel caso in cui l’utente possa navigare senza dare il proprio consenso e accedere a un contenuto o un servizio equivalenti;
  • lo scrolling o lo scroll-down non sono una manifestazione della volontà di dare il consenso al trattamento dei dati a meno che il sito non presenti un processo più articolato nel quale l’utente possa generare un evento, registrabile e documentabile presso il server del sito, qualificabile come intenzione a dare il proprio consenso.

Inoltre, i consensi sono validi se conformi alle Linee Guida e se siano stati registrati e quindi se ne possa fornire prova. Ma il cookie banner non potrà essere mostrato all’utente prima di 6 mesi dalla precedente raccolta del consenso a meno che le condizioni per il trattamento dei dati non siano state modificate in modo sostanziale oppure se chi gestisce il sito non riesce a conservare traccia della scelta fatta dall’utente al primo accesso, ad esempio perché i cookie sono stati cancellati.

Per i cookie analitici non è necessario richiedere il consenso, se equiparabili a cookie tecnici, inclusi i cookie analitici di terze parti a condizione che: servano solo a fini statistici e siano aggregati per singolo sito o app; mascherino almeno la quarta parte dell’IP; non siano condivisi con terzi; non siano combinati con altri dati.

Infine, per quanto riguarda i consensi acquisiti prima della pubblicazione in Gazzetta delle Linee Guida, il Garante ha previsto che siano validi anche i consensi raccolti prima del 20 luglio 2021 a condizione che siano conformi al GDPR, siano stati registrati e quindi siano documentabili.

Eri già a conoscenza della nuova cookie policy? Con questo articolo speriamo di averti aiutato nella gestione ottimale della tua attività.

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Immagine in evidenza di Gerd Altmann da Pixabay

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