Come far rispettare le regole agli ospiti della tua casa vacanze

Provi rabbia quando leggi le recensioni dei tuoi ospiti o dei clienti di altre case vacanza che si lamentano ingiustamente dei loro host, criticando anche l’incontestabile?

Siamo certi che pensi subito a tutte quelle volte che hai avuto ospiti maleducati, se non peggio, che ti hanno causato danni per i quali non hai ricevuto alcun indennizzo.

Oggi vogliamo aiutarti con 7 consigli, raccolti anche grazie alle testimonianze di alcuni nostri clienti che purtroppo sono incappati in situazioni poco piacevoli.

In questo articolo ti suggeriamo gli strumenti utili per far rispettare le regole agli ospiti delle case vacanze e alcune buone pratiche che ti consentiranno di capire chi sono i tuoi clienti prima ancora dell’arrivo e quindi a prevenire i problemi.

Regole per ospiti case vacanza: perché servono

Alcuni tra i nostri clienti senza molta esperienza, che si occupano di gestire case vacanza non imprenditoriali da poco tempo, pensano che le regole per gli ospiti non siano necessarie.

Anche tu hai iniziato solo di recente ad affittare casa ai turisti? Leggi anche Come trasformare un appartamento in casa vacanze.

Al contrario, molti property manager e proprietari che lavorano nel settore extralberghiero da anni, sostengono l’esatto opposto.

Infatti, non bisogna tutelarsi solo dai problemi più banali, come il rumore, le lamentele dei vicini e i piccoli danni alla proprietà.

Ci sono anche casi estremi. Ad esempio, le carte di credito clonate o rubate: il cliente paga in anticipo l’intera somma, anche quando non richiesto, per poi annullare e chiedere il rimborso su un altro conto.

Oppure le prenotazioni fatte con molto anticipo e per lunghi periodi, disdette all’ultimo, per ottenere visti. Fino al caso di clienti con documenti falsi che ovviamente non saldano il conto.

Come difendere la casa vacanze dai clienti malintenzionati

Leggi le buone pratiche e scopri gli strumenti più utili per difenderti dai clienti maleducati o con cattive intenzioni.

1. Studia la prenotazione attentamente

La prima cosa da fare è trasformarsi in provetti Sherlock Holmes.

Analizza con attenzione la prenotazione ricevuta. In quali casi dovresti insospettirti? Ad esempio:

  • quando la prenotazione comprende un numero di persone minore rispetto ai posti letto disponibili. Perché una coppia dovrebbe prenotare e quindi pagare di più per una casa vacanze con una matrimoniale e una singola?
  • prenotazioni di gruppo per il weekend ma di una sola notte. Sono in programma eventi in zona? Potresti ritrovarti con ospiti che hanno intenzione di festeggiare e dare molto fastidio.

In questi casi è fondamentale ricordare fin dal booking ai futuri ospiti il divieto di portare altre persone, oltre a quelle inserite in prenotazione, oppure di dare feste all’interno della tua casa vacanze.

Scrivi queste e tutte le altre regole per gli ospiti della casa vacanze e pubblicale sui siti di affitto turistico che lo consentono.

Oppure, se vuoi dare al regolamento della casa vacanze più visibilità e fare in modo che sia sempre a disposizione dei tuoi clienti, usa un’app di digital concierge.

Attraverso un digital concierge, come Edgar Smart Concierge, crei in pochi minuti l’app della tua casa vacanze. Sull’app puoi inserire le regole per gli ospiti, sempre consultabili, ma anche video tutorial per mostrare come usare ad esempio il condizionatore, il forno, la TV ed evitare danni da errato utilizzo.

2. Fai una ricerca sui social e le recensioni

Anche social come Facebook e Instagram possono essere utili ai proprietari di case vacanza che vogliono difendersi da clienti maleducati.

Infatti, se i tuoi ospiti hanno profili aperti, sono soliti condividere la loro vita sui profili usando nome e cognome, potrai sapere di più sul loro conto e le loro abitudini.

Un altro strumento molto utile sono le recensioni sugli ospiti, come quelle che gli host Airbnb possono scrivere sui loro clienti.

3. Verifica i documenti d’identità

Anche se non hai a disposizione banche dati o schedari, non dimenticare mai di verificare che il documento, la patente, il passaporto appartenga alla persona che ha prenotato.

In questo caso è molto utile avere il documento dei tuoi ospiti prima del loro arrivo. Per riuscirci, puoi automatizzare il check-in. Per farlo, chiedi aiuto a Edgar.

Infatti con Edgar, i tuoi clienti potranno fare il mobile check-in prima dell’arrivo caricando dati e documenti d’identità, che tu avrai modo di studiare con attenzione.

Inoltre, attraverso il fast check-in hai altri vantaggi: clienti più soddisfatti grazie a questo servizio digitale che gli permette di risparmiare tempo. Mentre tu dovrai solo scaricare le anagrafiche già compilate, senza dover più inserire i dati a mano.

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4. Contatta l’ospite prima dell’arrivo

Entrare in contatto con il cliente fin da quando prenota è molto utile per capire di che persona si tratta, se è affidabile oppure se ha cattive intenzioni.

Attraverso una conversazione telefonica puoi intuire molte cose sui tuoi ospiti. Tuttavia, talvolta una telefonata può sembrare inopportuna.

In tal caso, prova con gli strumenti di comunicazione più usati oggigiorno, come chat e notifiche via mobile. Ad esempio, se usi Edgar, fin dalla prenotazione hai un canale diretto con il cliente. La chat di Edgar non è invadente come una telefonata e in più è efficace per contattare l’ospite prima che arrivi per suggerirgli servizi o domandargli se ha qualche richiesta particolare.

Inoltre, la chat è una tipologia di canale che stimola l’ospite a scrivere e iniziare una conversazione di sua iniziativa, mentre è raro che un cliente ti chiami dopo aver prenotato.

5. Fai l’elenco degli oggetti presenti nella tua casa vacanze

assicurazione casa vacanze
Come far rispettare le regole per gli ospiti della casa vacanze (foto di Tumisu da Pixabay)

Prima che arrivino gli ospiti, fai l’inventario di tutto ciò che si trova all’interno della tua casa vacanze.

Inserisci nell’elenco:

  • pezzi della biancheria, come asciugamani, lenzuola, coperte
  • elettrodomestici, ferro da stiro, phon…
  • oggetti, come lampade, cornici, libri
  • utensili da cucina, pentole, posate, etc.

Ti suggeriamo di non lasciare nella tua casa vacanze oggetti di valore o a cui sei affezionato. Ricordiamo il caso di un proprietario a cui dei clienti avevano rubato un capello di paglia di poco prezzo ma ricordo di un suo viaggio in Argentina.

6. Stipula un contratto per affitto casa vacanze

Il contratto d’affitto per case vacanza non è disciplinato da una regolamentazione precisa, ma dagli articoli 1571 e seguenti del Codice Civile.

Spesso chi gestisce case vacanza non imprenditoriali non lo usa, ma per tutelarsi è sempre meglio sottoscriverlo.

In linea generale, il contratto per l’affitto di casa vacanze deve contenere:

  • i dati del proprietario e degli ospiti
  • l’indirizzo esatto dalla casa
  • il numero di camere/posti letto
  • il periodo di locazione
  • il canone
  • l’eventuale deposito cauzionale richiesto
  • le spese incluse
  • gli extra

In più, puoi inserire gli orari di check-in/check-out, le regole per gli ospiti e l’inventario.

7. Sottoscrivi un’assicurazione per case vacanza

Le case vacanza non imprenditoriali non hanno l’obbligo di sottoscrivere una polizza assicurativa, ma è sempre preferibile averla.

Invece, i proprietari di case vacanze che non svolgono un’attività saltuaria, sono tenuti per legge ad avere un’assicurazione di Responsabilità Civile, che copre i rischi collegati alle conseguenze civili della propria attività. In pratica l’assicurazione paga se il proprietario è responsabile di danni a terzi.

Queste assicurazioni tuttavia non tutelano abbastanza ospiti e host. Pertanto, sono disponibili sul mercato polizze più complete che proteggono il proprietario, la struttura, i vacanzieri, da ulteriori rischi includendo anche altre tipologie di clausole contrattuali.

Ad esempio si va dalla copertura per guasti all’impianto elettrico, al furto, agli atti di vandalismo, fino all’allagamento e all’incendio.

Usa questi 7 consigli per far rispettare al meglio le tue regole per ospiti di case vacanza e difenderti dai cattivi clienti. Non dimenticare che con Edgar puoi proteggerti da questi ospiti in modo più semplice, efficace e sicuro.

Infatti, grazie al nostro digital concierge per case vacanza puoi automatizzare il check-in per avere i loro documenti il prima possibile, puoi contattare il cliente e sondare subito di che persona si tratta, mettere ben in evidenza il regolamento e usare i video tutorial per mostrare agli ospiti come usare elettrodomestici, illustrare le regole della casa e non subire danni evitabili.

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Immagine in evidenza di pascalhelmer da Pixabay

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